Kebijakan Privasi - Protodesk

Cakupan dan peran kami

Protodesk dioperasikan oleh PT Proto Digital Indonesia, suatu Perseroan Perorangan yang didirikan di Indonesia pada tahun 2026. Dalam kebijakan ini, “Protodesk” dan “kami” merujuk pada perseroan tersebut. Kebijakan ini berlaku untuk website, aplikasi mobile dan web, komunikasi support, serta layanan terkait Protodesk. Untuk data akun, billing, website, dan penggunaan produk, Protodesk umumnya menentukan tujuan pemrosesannya. Untuk kontak pelanggan, percakapan, lampiran, isi knowledge base, dan data channel yang dimasukkan ke workspace, pemilik workspace menentukan tujuan pemrosesan dan Protodesk memproses data untuk menyediakan layanan. Jika Anda adalah pelanggan dari bisnis yang memakai Protodesk, bisnis tersebut biasanya menjadi kontak pertama yang tepat untuk permintaan terkait data percakapan Anda.

Data pribadi yang kami kumpulkan

Data akun dan workspace, termasuk nama, alamat email, foto profil, identifier autentikasi, role, team, bahasa, zona waktu, dan pengaturan workspace.
Konten customer support, termasuk detail kontak, percakapan, metadata pesan, lampiran, internal note, label, kategori, dan materi knowledge base dari channel yang dihubungkan.
Data langganan dan transaksi, termasuk paket, status billing, invoice, penggunaan kredit, dan identifier transaksi. Detail kartu pembayaran ditangani payment provider dan tidak disimpan Protodesk.
Data perangkat, diagnostik, dan penggunaan, termasuk versi aplikasi, jenis perangkat atau browser, alamat IP, timestamp, interaksi fitur, crash, dan security event.
Komunikasi yang Anda kirim ke Protodesk, termasuk permintaan support atau privasi, feedback, dan jawaban survei.

Cara kami menerima data

Kami menerima data langsung dari Anda, dari pemilik workspace dan anggota tim, dari pelanggan yang menghubungi channel support terhubung, dari integrasi yang Anda pilih, serta secara otomatis dari perangkat dan browser yang dipakai untuk mengakses layanan. Provider terhubung dapat mencakup penyedia email dan layanan pesan, live chat website, penyedia login pihak ketiga, dan integrasi lain yang secara jelas diaktifkan workspace.

Alasan kami memakai data pribadi

Menyediakan akun, workspace, shared inbox, messaging, search, notifikasi, billing, dan customer support.
Mengautentikasi user, menegakkan permission, mencegah abuse, menyelidiki insiden, dan melindungi layanan beserta user-nya.
Menjalankan fitur AI opsional seperti triage, ringkasan, saran balasan, terjemahan, knowledge retrieval, dan otomatisasi yang dikonfigurasi.
Menjaga keandalan, mendiagnosis error, mengukur performa produk, serta meningkatkan fitur dan usability.
Mengirim komunikasi layanan, security, billing, dan produk serta memenuhi kewajiban hukum.

Dasar pemrosesan

Jika hukum perlindungan data mensyaratkan dasar pemrosesan, kami memproses data untuk menjalankan kontrak dengan Anda, memenuhi kewajiban hukum, berdasarkan persetujuan ketika diminta, dan untuk kepentingan sah seperti mengamankan, mengoperasikan, mendukung, serta meningkatkan Protodesk. Pemilik workspace bertanggung jawab menetapkan dasar pemrosesannya sendiri dan memberikan notice yang diwajibkan untuk data pelanggan yang dimasukkan ke layanan.

Pemrosesan AI

Saat workspace mengaktifkan fitur AI, Protodesk mengirim prompt, konteks percakapan, kutipan knowledge base, dan instruksi minimum yang relevan ke penyedia infrastruktur AI dan layanan model kami. Output dapat disimpan bersama percakapan atau catatan operasional terkait agar user bisa meninjau hasil, mengukur kualitas, dan menyelidiki error. Output AI bisa tidak akurat dan perlu direview ketika workflow membutuhkan pertimbangan manusia. Protodesk tidak memakai konten pelanggan workspace untuk melatih model Protodesk bersama, sedangkan penanganan oleh provider tetap mengikuti perjanjian dan konfigurasi provider kami. Kebijakan retensi dan pelatihan model dapat berbeda antarprovider; mengaktifkan fitur AI tidak dengan sendirinya menjamin bahwa setiap provider menerapkan zero data retention.

Kapan kami membagikan data

Kami membagikan data pribadi hanya jika diperlukan untuk mengoperasikan layanan, mengikuti instruksi Anda, atau memenuhi kewajiban hukum dan keamanan. Penerima dapat mencakup provider cloud hosting dan storage, autentikasi dan push notification, email dan komunikasi, pembayaran dan billing, analytics dan error monitoring, infrastruktur AI dan model provider, penasihat profesional, serta otoritas ketika diwajibkan hukum. Jika Protodesk terlibat merger, pendanaan, akuisisi, reorganisasi, atau penjualan aset, data dapat dialihkan dengan perlindungan kerahasiaan dan notice yang sesuai.

Informasi pembayaran

Merchant of record yang tercantum saat checkout memproses pembelian dan menangani informasi pembayaran serta pajak berdasarkan pemberitahuan privasi dan ketentuan pembeliannya sendiri. Protodesk menerima informasi langganan, order, kontak billing, dan status pembayaran yang diperlukan untuk menyediakan akses, merekonsiliasi tagihan, dan membantu permintaan dukungan. Kami tidak menerima atau menyimpan detail lengkap kartu pembayaran melalui checkout ini.

Transfer internasional

Protodesk dan service provider kami dapat memproses data di negara selain negara tempat Anda tinggal. Jika diwajibkan, kami memakai mekanisme transfer dan perlindungan kontraktual yang diakui serta menilai provider berdasarkan data dan pemrosesan yang terlibat.

Retensi

Kami menyimpan data pribadi hanya selama dibutuhkan untuk tujuan dalam kebijakan ini. Masa retensi bergantung pada lifecycle workspace, komitmen kontrak, siklus backup, kebutuhan security, penyelesaian sengketa, dan kewajiban hukum. Pembatalan langganan berbayar bukan permintaan penghapusan: workspace dapat tetap aktif pada paket Free. Untuk meminta penghapusan akun atau workspace, hubungi privacy@protodesk.io dan sebutkan akun serta workspace terkait. Kami memverifikasi identitas dan kewenangan Anda serta menilai permintaan berdasarkan kewajiban hukum dan hak anggota workspace lainnya. Retensi dan penghapusan catatan aktif, catatan keamanan, serta backup dapat berbeda; pembatalan tidak menetapkan satu tenggat penghapusan yang sama. Informasi yang sudah di-deidentifikasi dapat disimpan ketika tidak lagi dapat mengidentifikasi seseorang secara wajar.

Keamanan

Kami memakai perlindungan administratif, teknis, dan organisasi yang dirancang untuk melindungi data pribadi, termasuk akses terautentikasi, isolasi workspace, transport terenkripsi, pembatasan service credential, dan monitoring. Tidak ada sistem yang sepenuhnya aman. Anda bertanggung jawab melindungi credential akun, mengatur akses workspace dengan tepat, dan segera memberi tahu kami jika menduga ada akses tanpa izin.

Pilihan dan hak Anda

Tergantung lokasi Anda dan dengan pengecualian yang diizinkan hukum, Anda dapat memiliki hak untuk mengakses, mengoreksi, menghapus, membatasi, menolak pemrosesan, atau menerima salinan portabel data pribadi, serta menarik persetujuan jika pemrosesan didasarkan pada persetujuan. Anda juga dapat memiliki hak mengajukan keluhan ke otoritas perlindungan data setempat. Penduduk California dapat memiliki hak untuk mengetahui, mengoreksi, atau menghapus informasi pribadi dan menerima layanan yang setara saat memakai hak yang berlaku. Protodesk tidak menjual informasi pribadi atau membagikannya untuk iklan perilaku lintas konteks. Kami dapat meminta informasi yang diperlukan untuk memverifikasi identitas dan kewenangan Anda sebelum menyelesaikan permintaan.

Website dan aplikasi kami memakai cookie, local storage, dan teknologi serupa untuk autentikasi, keamanan, bahasa, tema, dan preferensi sesi. Dengan persetujuan Anda, website juga mencatat atribusi kampanye, termasuk parameter UTM, pengenal klik iklan jika tersedia, halaman perujuk, dan halaman tujuan. Atribusi pertama dan terbaru disimpan dalam cookie protodesk_attr_v1 dan local storage protodesk.attribution.v1, dengan masa berlaku 90 hari yang diperbarui saat kunjungan berikutnya. Cookie dibagikan di antara subdomain Protodesk, dan parameter atribusi dapat disertakan pada tautan pendaftaran untuk menghubungkan kunjungan dengan sumber akuisisi. Atribusi ini terpisah dari penyimpanan autentikasi esensial. Analytics dan penyimpanan kampanye opsional di website tidak aktif sebelum Anda menyetujuinya. Gunakan Preferensi cookie di footer untuk mengizinkan atau menolak pelacakan opsional kapan saja. Pilihanmu disimpan selama 180 hari dalam local storage protodesk.consent.v1 dan cookie preferensi protodesk_consent_v1, yang dibagikan antara website dan aplikasi kami. Analytics produk opsional mengikuti pilihan yang sama. Menolak akan menghapus penyimpanan atribusi website dan menghentikan pelacakan opsional di website, tetapi tidak menghapus catatan yang sudah diterima layanan kami. Menghapus data situs di browser juga menghapus preferensi Anda, sehingga kami akan meminta pilihan lagi. Provider analytics tambahan bergantung pada konfigurasi yang diaktifkan untuk layanan. Notifikasi mobile, foto, file, atau akses perangkat lain hanya digunakan setelah sistem operasi memberikan permission terkait, dan permission dapat diubah melalui pengaturan perangkat.

Anak-anak

Protodesk adalah layanan bisnis dan tidak ditujukan untuk anak-anak. Anda harus secara hukum dapat menyetujui Ketentuan Layanan untuk membuat akun. Jika Anda yakin seorang anak memberikan data pribadi ke Protodesk bertentangan dengan kebijakan ini, hubungi kami agar kami dapat menyelidiki dan mengambil tindakan yang sesuai.

Perubahan kebijakan

Kami dapat memperbarui kebijakan ini ketika produk, provider, atau ketentuan hukum berubah. Kami akan memublikasikan kebijakan yang diperbarui dengan tanggal efektif baru dan memberikan notice tambahan jika perubahan secara material memengaruhi cara data pribadi ditangani.

Kontak

Untuk pertanyaan atau permintaan privasi, email privacy@protodesk.io. Untuk data percakapan pelanggan dalam workspace, sebutkan workspace atau bisnis yang Anda hubungi agar kami dapat mengarahkan permintaan dengan tepat. Kebijakan ini bertujuan menjelaskan praktik kami saat ini dengan jelas dan tidak membatasi hak yang diberikan hukum yang berlaku.